Les bases d’une bonne organisation

Les bases d’une bonne organisation

Être organisé peut être un véritable cauchemar. Je me rappelle que la punition ultime de mes amis quand j’étais enfant était : devoir rester à la maison pour ranger sa chambre. Sauf que, moi, ça ne m’a jamais vraiment dérangée. Tous les tâches que la majorité des gens détestent ne m’embêtent pas. Trier, organiser, ranger, classer, organiser ou nettoyer : j’adore. Je sais, vous trouvez ça bizarre. Je pensais être la seule personne comme ça, jusqu’à ce que je découvre la série Friends et mon spirit character : Monica Geller, control freak de l’organisation et du ménage.

En avançant dans mes études, je me suis rendue compte que ce trait de caractère était en réalité plutôt un atout : je ne perds jamais rien, je n’oublie jamais rien et surtout je me retrouve rarement à travailler dans l’urgence (ce que je fais très mal d’ailleurs). De plus, ayant des parents divorcés, je me suis occupée dès ma majorité de tout l’administratif me concernant : assurances, écolage, banques, impôts et compagnies. J’ai toujours considéré cela comme une opportunité d’apprendre comment la “vie d’adulte” fonctionnait et cela ne m’a jamais vraiment déplu. En plus, vous l’avez compris, j’ai adoré pouvoir tout organiser dans des classeurs avec un système de tri et un code de couleurs de référence.

Mais, en grandissant (ou vieillissant, au choix), j’ai constaté que ces quelques préceptes d’organisation qui me semblaient si évidentes ne coulaient en réalité pas de source. J’ai observé autour de moi que la plupart des gens ne savent ni par où commencer, ni ce que signifie “une bonne organisation” et perdent un temps et une énergie considérables.

J’ai donc décidé de créer cette rubrique Adulting, pour vous offrir des conseils d’organisation, de productivité et de tout ce qui tourne autour de l’âge charnière du passage à la vie d’adulte. Si mon côté over-organized peut vous servir : he bien, tant mieux. Mais avant d’entrer dans les détails, il s’agit de commencer par le commencement, en reprenant les bases de l’organisation, avec mes cinq premiers conseils.

Avoir un environnement en ordre

Comment voulez-vous arriver à penser clairement dans votre tête si votre environnement ressemble à un champ de bataille ?

La première étape vers un mode de vie plus organisé est de ranger votre appartement, bureau ou chambre. J’ai déjà remarqué que lorsque ma chambre est en désordre, je trouve pas mes affaires, j’ai pas de plaisir à me lever, j’ai pas envie de travailler, … En bref, la motivation n’est pas au beau fixe.

Faites un grand (très grand) tri. Tout doit y passer : bibliothèque, souvenirs, vêtements, documents, dossiers sur l’ordinateur, … Donnez ce dont vous avez plus besoin, recyclez le reste. Ensuite, organisez et rangez (je reviendrai sur ces points plus en détails dans un prochain article).

Pour maintenir cet espace en bon état, prenez 5 ou 10 minutes chaque soir pour ranger ce qui traîne. Mon conseil ultime est de faire son lit chaque matin. Cela peut vous paraître idiot mais en plus de vous créer une mini-routine, cela vous empêchera d’avoir envie d’y retourner et cela donnera directement un aspect plus en ordre à votre espace.

Planifier et faire des listes

Pour avoir l’esprit clair et être plus efficace, le mieux est de faire des listes et d’utiliser des planners. Chaque dimanche soir ou chaque lundi matin, prenez un petit moment pour avoir un regard global sur votre semaine. Ensuite, vous pouvez vous organisez et répartir vos tâches et votre travail, en fonction de vos autres obligations. Bien sûr, cela s’adapte au fur et à mesure de la semaine ; rien n’est figé. Mais cela vous donne l’avantage de savoir ce que vous avez à faire, quelles deadlines sont les plus urgentes et surtout comment votre temps va être organisé.

Hiérarchiser les tâches

Cela peut paraître logique et pourtant, c’est parfois plus difficile qu’il n’y paraît. Le risque est que si vous ne prenez pas en compte l’urgence des différentes tâches dans votre planification, vous risquez d’avoir terminé un rendu pour dans deux semaines, alors que ce que vous devez faire pour dans deux jours est encore en standby.

 Il est donc impératif d’associer un “degré d’urgence” à vos activités. Vous pouvez le faire par semaine ou par jour, selon la masse de travail que vous avez. Il suffit d’identifier les trois choses à faire les plus urgentes, soit par semaine, soit par jour, selon la masse de travail que vous avez. Et vous commencez par ces tâches-là, point final.

 

Utiliser les outils disponibles

En 2020, l’excuse du “j’ai oublié” n’a plus lieu d’être. On a tous – à de rares exceptions près – un téléphone et/ou un ordinateur, qui proposent une application de rappels et un calendrier.

Créez des calendriers par catégorie (personnel, travail, études, médical, amis, famille, …), agendez et mettez des alarmes. Dès que vous devez faire quelque chose, même dans plusieurs mois, ajoutez-le à vos rappels et mettez une alarme.

Cela vous permettra d’avoir l’esprit vide pour penser à d’autres choses et ça vous évitera d’oublier quoi que ce soit.

Trouver une routine de travail

C’est parfois difficile de se motiver et de s’imposer une certaine rigueur. Mon conseil, que j’applique et qui fonctionne assez bien, est de se créer une routine de travail. Trouvez-vous des moments, des manières de répartir le travail ou encore des endroits où travailler, et faites-en des habitudes. Ces dernières peuvent évoluer à moyen terme, dépendamment de leur efficacité.

Selon la régularité de votre travail, il est même possible d’allouer des moments fixes à certaines tâches. Par exemple, chaque lundi matin, je prends 15 minutes pour répondre à tous mes mails et mettre à jour ma comptabilité. Je sais que je le fais à ce moment et après c’est réglé.

Voilà pour mes premiers conseils d’organisation, la base qui va vous permettre de commencer cette nouvelle année d’un bon pied. J’avoue que ces conseils peuvent paraître contraignants. Mais au final, vous serez plus efficace et vous aurez plus de temps pour faire autre chose. D’autres articles vont suivre, portant sur des thématiques plus précises. N’hésitez pas à me dire s’il y a des sujets que vous souhaitez que j’aborde. D’ici là, je vous souhaite une bonne organisation et bon courage aux universitaires qui sont en révisions !

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